Sistem
Pengendalian Manajemen
Pengendalian merupakan konsep yang
luas yang berlaku untuk manusia, benda, situasi, dan organisasi. Dalam organisasi
pengendalian meliputi berbagai proses perencanaan dan pengendalian.
Dasar dari proses pengendalian
adalah pemikiran untuk mengarahkan suatu variabel, atau sekumpulan variabel,
guna mencapai tujuan tertentu. Dalam organisasi , manusia merupakan variabel
yang harus diarahkan, dituntun, atau dimotivasi untu mencapa tujuan.
Pengendalian manajemen adalah semua meode, prosedur, dan
sarana, termasuk sistem pengendalian manajemen, yang digunakan manajemen untuk
memastikan dipatuhinya kebijakan-kebijakan dan strategi-strategi organisasi.
Sistem pengendalian manajemen adalah suatu proses dan struktur yang
tertata secara sistematik yang digunakan manajemen dalam pengendalian
manajemen.
Pengendalian manajemen meliputi baik
pengendalian formal maupun informal. Di atas proses-proses pengendalian formal,
terdapat pengendalian motivasi informal yang mendorong para manajer dan
karyawan untuk terus menjaga agar organisasi bergerak maju menuju sasaran yang
telah ditetapkan.
Sistem pengendalian informal, yang
adakalanya tercermin dalam kebijakan-kebijakan tak tertulis organisasi,
merupakan bagian dari budaya pngendalian organisasi. Budaya ini dapat mencakup
proses-proses yang tak terucapkan untuk memotivasi para manajer guna mengambil
tindakan-tindakan yang dikehendaki, dan mencegah serta memperbaiki aryawan dan
unit-unit organisasi dari tindakan-tindakan yang tidak layak.
Proses pengendalian manajemen
meliputi tiga tahap : tindakan perencanaan, pelaksanaan tindakan, dan evaluasi
tindakan
Ketiga tahap ini terjadi di berbagai
tingkat dalam suatu organisasi, dari tingkat manajemen puncak sampai ke unit
operasi terkecil.
Pengendalian manajemen mencakup
sistem pengendalian manajemen yang terdiri atas tataan organisasi, wewenang,
tanggung jawab, dan informasi untuk memungkinkan pelaksanaan pengendalian dan
untuk memproses sekumpulan tindakan yang memastikan bahwa organisasi bekerja
untuk mencapai tujuannya.
Pengendalian manajemen adalah alat
bagi para manajer, yang menggunakannya dalam interaksi di antara mereka dan
dengan bawahan.
Proses pengendalian manajemen
menganggap bahwa strategi telah ditetapkan (tertentu) dan mengembangkan suatu
sistem untuk mengimplementasikannya.
Pengendalian manajemen diarahkan ke
segi yang lebih positif. Pengendalian ini bertujuan mendorong, membantu, dan
memotivasi manajer dan karyawan untuk melaksanakan strategi organisasi dan
untuk mematuhi kebijakan organisasi dalam pelaksanaan tersebut. Pengendalian
manajemen, tidak terlalu menekankan pada pencarian dan perbaikan kesalahan dan
ketidak-beresan.
Peran manajemen dalam pengendalian
dinamakan pengendalian manajemen, dan sistem yang digunakan untuk
melakukan hal ini seperti mengumpulkan dan menganalisis informasi,
mengevaluasinya, dan memanfaatkannya bersama sarana-sarana lain untuk
mengendalikan kegiatan dinamakan sistem pengendalian manajemen.
Karena fokusnya adalah pada manusia
dan implementasi rencana, pengendalian manajemen membutuhkan
pertimbangan-pertimbangan psikologis yang kuat. Kegiatan-kegiatan seperti
komunikasi, membujuk, menasehati, memberi semangat, dan mengkritik merupaakan
bagian penting dari proses ini.
Pengendalian manajemen menyangkut
implementasi strategi. Pengendalian ini banyak memanfaatkan informasi umpan
balik. Pengendalian manajemen lebih banyak menekankan pada pengendalian
variabel-variabel intern. Pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan
keseluruhan organisasi.
Teknik-teknik yang digunakan dalam
pengendalian manajemen untuk mengevaluasi jarang sekali yang sifatnya presisi,
sehingga sukar pula memastikan bahwa kegiatan-kegiatan telah berjalan sesuai
dengan yang diinginkan.
Pengendalian manajemen, yang
berorientasi kepada manusia, lebih diarahkan untuk membantu para manajer
melaksanakan strategi-strategi organisasi daripada untuk mengoreksi unjuk kerja
agar sesuai dengan standar unjuk kerja tertentu.
Dalam pengendalian manajemen,
pertimbangan psikologis dominan. Sistem pengendalian manajemen tidak secara
langsung atau dengan sendirinya beraksi tanpa intervensi manusia.
Banyak dari informasi dalam suatu
sistem pengendalian manajemen terdiri atas ikhtisar atau kumpulan beberapa
transaksi; biaya produksi untuk sebulan, status sekelompok barang sediaan, dan
biaya pemeliharaan total.
Pengendalian adalah proses
mengarahkan sekumpulan variabel untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah
ditetapkan sebelumnya. Pengendalian merupakan konsep yang luas yang berlaku
untuk manusia, benda, situasi, dan organisasi. Dalam organisasi pengendalian
meliputi berbagai proses perencanaan dan pengendalian. Bagian yang terpenting
dari proses ini berbentuk pengendalian manajemen: tindakan-tindakan yang
dilakukan manajemen untuk mengarahkan orang, mesin, dn fungsi-fungsi guna
mencapai tujuan dan sasaran oragnisasi. Untuk kepentingan mengembangkan sistem
pengendalian manajemen, kita membedakan pengendalian manajemen dengan
kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengendalian lainnya.
Kita akan menggunakan delapan
istilah berikut untuk mengantarkan subyek pngendalian manajemen.
1. Organisasi : Sebuah kelompok
manusia yang berinteraksi melakukan berbagai kegiatan secara terkoordinasi
sebagai suatu kesatuan tersendiri untuk mencapai cita-cita, misi atau tujuan.
2. Strategi : Rencana tindakan umum
jangka panjang yang mengarahkan perumusan kebijakan dan program-program
tindakan organisasi.
3. Kebijakan : Aturan atau
seperangkat aturan umum yang menuntun tindakan-tindakan organisasi.
4. Pemograman : Pengembangan dan
pemilihan program-program yang akan dilaksanakan.
5. Pengendalian strategi : Semua
metode dan analisis yang digunakan untuk memantau, mengevaluasi, dan
memodifikasi strategi dalam menyesuaikan kegiatan-kegiatan organisasi dengan
kebutuhan untuk bertahan hidup yang ditimbulkan oleh kekuatan-kekuatan luar
yang terus-menerus berubah.
6. Pengendalian organisasi :
Mengarahkan sekumpulan variabel (mesin, orang, peralatan) menuju sasaran yang
telah ditetapkan.
7. Pengendalian manajemen : Semua
meode, prosedur, dan sarana, termasuk sistem pengendalian manajemen, yang
digunakan manajemen untuk memastikan dipatuhinya kebijakan-kebijakan dan
strategi-strategi organisasi.
8. Sistem pengendalian manajemen :
Suatu proses dan struktur yang tertata secara sistematik yang digunakan
manajemen dalam pengendalian manajemen.
Hal pertama yang perlu dilakukan
manajemen membentuk atau mengubah organisasi adalah menentuakan apa yang harus
dilakukan oraganisasi dan bagaimana melakukannya. Hasil dari perencanaan
strategik ini adalah seperangkat tujuan bagi organisasi dan berbagai strategi
untuk mencapai tujuan. Strategi yang dikembangkan meliputi baik kebijakan
yang medomani cara bertindak maupun program-program kegiatan umum
untuk mencapai tujuan.
Setelah program-program dan
kebijakan-kebijakan ini ditetapkan, manajemen membutuhkan cara untuk memastikan
bahwa para anggota organisasi melakukan apa yang seharusnya mereka lakukan. Pengendalian
adalah proses yang digunakan untuk melakukan hal ini. Ini dapat berupa pengendalian
strategi, yang tujuannya adalah memastikan bahwa strategi yang digunakan
sudah tepat, dan pengendalian organisasi, yang tujuannya adalah
memastikan bahwa para anggota organisasi melakukan apa yang dikehendaki
organisasi. Peran manajemen dalam pengendalian dinamakan pengendalian
manajemen, dan sistem yang digunakan untuk melakukan hal ini seperti
mengumpulkan dan menganalisis informasi, mengevaluasinya, dan memanfaatkannya
bersama sarana-sarana lain untuk mengendalikan kegiatan dinamakan sistem
pengendalian manajemen.
3.2 Pengantar
Situasi Pengendalian
Dasar dari proses pengendalian
adalah pemikiran untuk mengarahkan suatu variabel, atau sekumpulan variabel,
guna mencapai tujuan tertentu. Dalam organisasi , manusia merupakan variabel
yang harus diarahkan, dituntun, atau dimotivasi untu mencapa tujuan.
Orang-orang yang melakukan pengarahan disebut manajemen. Sementara
manajemen menjalankan fungsi-fungsinya yang lain, fungsi pengendalian manajemen
tetap berjalan dalam organisasi. Sistem pengendalian juga digunakan dalam
stuasi-stuasi di luar organisasi, tetapi setiap
sistem pengendalian akan mempunyai
sediitnya keempat komponen berikut:
1. Alat pengamatan yang mendeteksi,
mengamati dan mengukur, atau menguraikan kegiatan-kegiatan atau fenomena lain
yang dikendalikan. Istilah untuk komponen ini adalah observor, etektor, atau
sensor.
2. Alat penilai yang mengevaluasi unjuk
kerja dari suatu kegiatan atau organisasi, biasanya berhubungan dengan standar
teertentu atau harapan mengenai yang seharusnya, dan mengidentifiasikan
kegiatan dan kondisi yang lepas endali. Komponen ini dinamakan evaluator,
sensor, atau selektor.
3. Alat modifikasi perilaku untuk mengubah
unjuk kerja jika diperlukan. Komponen ini dinamakan direktor, modifier, atau
selektor.
4. Alat untuk menyebar-luaskan informasi
ke alt-alat lain. Komponen ini dinamakanjaringan komunikasi.
3.3 Pengendalian
dalam Organisasi
Pemilihan alat-alat detektor,
asesor, dan efektornya memerlukan pertimbangan-pertimbangan mengenai
kondisi-kondisi berikut sebelum penyusunan sistem pengendalian dilakukan:
1. Lingkungan, baik eksternal(tingkat dan
sifat persaingan, perkembangan dalam industri, kebijakan pemerintah, keadaan
sosial dan ekonomi secara umum) maupun internal (dukungan manajemen puncak bagi
standar pengendalian, seberapa jauh ketegasan penerapan pengendalian formal di
seluruh organisasi, serta macam kegiatan-kegiatan internal), di mana organisasi
berada dan beropersi.
2. Besarnya kecenderungan organisasi, atau
bagian-bagiannya, untuk lepas kendali. Kecenderungan ini berkaitan dengan
karakter para karyawan, rentang tanggung jawab manajer, struktur organisasi,
kualitas kepemimpinan organisasi, tingkat pengetahuan karyawan akan
pekerjaannya, sifat proses produksi, kepekaan organisasi terhadap
kejadian-kejadian luar, dan sejumlah besar pertimbangan-pertimbangan serupa
lainnya.
3. Kelengkapan sarana dan teknik
pengendalian yang tersedia untu mengamati, menilai, dan mengubah berbagai
kecenderungan kegagalan organisasi dalam mencapai tujuannya. Ini meliputi
alat-alat yang spesifik dan sesuai serta terkoordinasi yang berfungsi sebagai
suatu sistem pengendalian bagi keseluruhan organisasi.
Kondisi-kondisi ini, yang dapat
dievaluasi dengan sistem pengendalian strategik, akan mempengaruhi macam
struktur dan strategi yang digunakan organisasi untuk mencapai tujuannya.
Pengendalian organisasi bertujuan mengimplementasikan strategi-strategi ini
dengan mengarahkan manusia serta sumber daya lainnya sehingga tujuan organisasi
tercapai.
Pengendalian organisasi secara
keseluruhan, di pihak lain, jauh lebih rumit daripada contoh-contoh terdahulu.
Pengendalian ini membutuhkan sistem pengendalian manajemen, suatu istilah yang
menunjukkan bahwa pengendalian organisasi dilakukan melalui manajer-manajer.
Beberapa kondisi membuat pengendalian manajemen merupakan sistem pengendalian
yang rumit, yaitu:
1. Organisasi terdiri atas berbagai
departemen, divisi, dan kelompok, masing-masing dengan tingkat otonomi
tertentu, yang menghendaki agar sistem pengendalian mengkoordinasi, memotivasi,
dan memperbaiki kesalahan-kesalahan dan ketiak-beresan sehingga manajer-manajer
setiap unit bekerja untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan, bukan
tujuan mereka sendiri-sendiri.
2. Standar yang digunakan untuk menilai
unjuk kerja organisasi tidak ditentukan oleh kondisi luar. Sampai batas yang
cukup jauh, tujuan organisasi ditentukan oleh pimpinan organisasi. Perencanaan
dilakukan dalam menentukan baik tujuan maupun prosesyang harus digunakan organisasi
untuk mencspainya. Yang terakhir ini, khususnya, mengaitkan pengendalian dengan
perencanaan begitu eratnya sehingga untuk banyak kepentingan keduanya dapat
dipandang sebagai satu proses.
3. Pengendalian manajemen meliputi baik
pengendalian formal maupun informal. Di atas proses-proses pengendalian formal,
terdapat pengendalian motivasi informal yang mendorong para manajer dan
karyawan untuk terus menjaga agar organisasi bergerak maju menuju sasaran yang
telah ditetapkan.
Sistem pengendalian informal, yang adakalanya
tercermin dalam kebijakan-kebijakan tak tertulis organisasi, merupakan bagian
dari budaya pngendalian organisasi. Budaya ini dapat mencakup proses-proses
yang tak terucapkan untuk memotivasi para manajer guna mengambil tindakan-tindakan
yang dikehendaki, dan mencegah serta memperbaiki aryawan dan unit-unit
organisasi dari tindakan-tindakan yang tidak layak.
Proses pengendalian manajemen
meliputi tiga tahap : tindakan perencanaan, pelaksanaan tindakan, dan evaluasi
tindakan. Tahap-tahap ini dapat terjadi sebelum, selama, atau setelah suatu
tindakan atau kejadian. Selain itu, ketiga tahap ini terjadi di berbagai
tingkat dalam suatu organisasi, dari tingkat manajemen puncak sampai ke unit
operasi terkecil.
Tiga macam proses perencanaan dan
pengendalian yang digunakan dalam organisasi: pengendalian strategik,
manajemen, dan tugas. Pada bagian ini, kita akan membahas perbedaan ketiganya.
Tujuannya adalah menetapkan batas-batas sistem pengendalian manajemen dan membedakan
sistem-sistem ini dari proses pengendalian manajemen.
- Perencanaan
dan pengendalian strategik adalah proses memutuskan dan mengevaluasi tujuan
organisasi, serta formulasi dan reformulasi strategi-strategi umum yang
digunakan dalam mencapai tujuan-tujuan ini. Proses ini menggunakan
metode-metode yang berbeda dengan yang digunakan untuk pengendalian
manajemendan pengendalian tugas.
- Pengendalian
manajemen adalah
proses yang dilakukan manajemen untuk memastikan bahwa organisasi
melaksanakan strategi-strateginya.
- Pengendalian
tugas adalah
proses untuk memastikan bahwa tugas-tugas tertentu telah dilaksanakan
secara efektif dan efisien.
Ketiga proses ini tidak dapat
dipisahkan secara tegas; yang satu bertumpang tindih dengan yang lain. Strategi
merupakan pedoman bagi pengendalian manajemen, dan pengendalian manajemen
merupakan pedoman bagi pengendalian tugas.
Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen terutama
adalah proses untuk memotivasi dan memberi semangat orang-orang yang
melaksanakan kegiatan-kegiatan demi mencapai tujuan organisasi. Ini juga
merupakan proses untuk mendeteksi dan mengoreksi kesalahan-kesalahan unjuk
kerja yang tidak disengaja serta ketidak beresan yang disengaja, seperti
pencurian ataupun penyalah-gunaan sumber daya.
Proses. Pengendalian manajemen mencakup
sistem pengendalian manajemen yang terdiri atas tataan organisasi, wewenang,
tanggung jawab, dan informasi untuk memungkinkan pelaksanaan pengendalian dan
untuk memproses sekumpulan tindakan yang memastikan bahwa organisasi bekerja
untuk mencapai tujuannya.
Manajer. Pengendalian manajemen adalah alat
bagi para manajer, yang menggunakannya dalam interaksi di antara mereka dan
dengan bawahan. Ini adalah proses yang berorientasi kepada manusia.
Manajer-manajer ini merupakan titik fokus dalam pengendalian manajemen. Mereka
menyusun rencana untuk mengimplementasikan strategi dan mencapai tujuan, dan
merekalah orang-orang yang harus mempengaruhi orang lain dan yang unjuk
kerjanya diukur. Pejabat-pejabat staf organisasi mengumpulkan, menyarikan, dan
menyajikan informasi yang berguna dalam proses ini, dan mereka membuat
perhitungan-perhitungan yang menerjemahkan pertimbangan-pertimbangan manajemen
ke dalam format sistem.
Karena fokusnya adalah pada manusia
dan implementasi rencana, pengendalian manajemen membutuhkan
pertimbangan-pertimbangan psikologis yang kuat. Kegiatan-kegiatan seperti
komunikasi, membujuk, menasehati, memberi semangat, dan mengkritik merupaakan
bagian penting dari proses ini.
Tujuan. Tujuan-tujuan organisasi
ditetapkan sebelum proses perencanaan strategik. Tujuan-tujuan ini biasanya
tidak dikaitkan dengan waktu dan tidak mengenal batas waktu, meskipun informasi
yang diperoleh selama proses pengendalian strategik dapat menyebabkan
terjadinya perubahan tujuan. Setelah tujuan organisasi ditetapkan, proses
perencanaan strategik dapat digunakan untuk mengembangkan strategi-strategi
dalam bentuk cara mencapai tujuan.
Efisiensi dan efektivitas. Pengendalian manajemen
memanfaatkan pengendalian tugas untuk memastikan unjuk kerja yang efektif dan
efisien di tingkat tugas. Efektivitas diartikan sebagai kemmpuan suatu unit
untuk mencapai tujuan yang diinginkan, sedangkan efisiensi menggambarkan berapa
banyak masukan yang diperlukan untuk menghasilkan satu unit keluaran tertentu.
Unit organisasi yang paling efisien adalah unit yang dapat menghasilkan
sejumlah keluaran terbanyak denagn masukan yang tersedia.
Efektivitas selalu berkaitan dengan
tujuan organisasi. Efisiensi sendiri belum tentu terkait dengan tujuan
tertentu. Unit organisasi yang efisien adalah unit yang melakukan apapun dengan
penggunaan sumber daya minimal; tetapi jika yang dilakukannya – keluarannya –
tidak mencapai tujuan organisasi, unit tersebut tidak efektif.
Manajer-manajer senior menggunakan
sistem pengendalian manajemen untuk mendeteksi situasi-situasi lepas kendali,
bila operasi organisasi tidak efisien atau tidak efektif, dan untuk meyakinkan
diri sendiri bahwa organisasi telah melaksanakan strateginya secara efektif dan
efisien. Proses pemastian ini penting bagi manajer terutama karena, ketika
mereka bertindak sebagai manajer, mereka tidak mengerjakan pekerjaan itu
sendiri. Fungsi mereka adalah memastikan bahwa pekerjaan telah dilakukan oleh
orang lain; dan bila mereka tidak dapat mengamati pekerjaan yang edang
dilakukan orang lain itu, mereka memerlukan pemastian dari sistem pengendalian
manajemen bahwa pekerjaan tersebut memang sedang dilaksanakan.
Karakteristik dari sistem
pengendalian manajemen. Pengendalian manajemen meliputi baik tindakan-tindakan untuk menuntun dan
memotivasi usaha guna mencapai tujuan organisasi maupun tindakan-tindakan untuk
mengoreksi unjuk kerja yang tidak efektif dan tidak efisien.
Sistem pengendalian manajemen yang
berbeda diperlukan untuk situasi yang berbeda, tetapi semuanya mempunyai
karakteristik berikut:
1. Sistem pengendalian manajemen
difokuskan pada program dan pusat-pusat tanggung jawab. Program adalah
kegiatan-kegiatan yang menyangkut produk, lini produk, riset, dan pengembangan,
atau kegiatan-kegiatan serupa yang dilakukan organisasi untuk mencapai
tujuannya. Pusat pertanggung jawab unit organisasi yang dipimpin seorang
manajer yang bertanggung jawab.
2. Informasi yang diproses pada sistem
pengendalian manajemen terdiri atas dua macam; (a) data terencana dalam bentuk
program, anggaran, dan standar, dan (b) data aktual mengenai apa yang telah
atau sedang terjadi, baik di dalam maupun diluar organisasi.
3. Sistem pengendalian manajemen merupakan
sistem organisasi total dalam arti bahwa sistem ini mencakup semua aspek dari
operasi organisasi. Fungsinya adalah membantu manajemen menjaga keseimbangan
semua bagian operasi dan mengoperasikan organisasi sebagai suatu kesatuan yang
terkoordinasi.
4. Sistem pengendalian manajemen biasanya
berkaitan erat dengan struktur keuangan, di mana sumber daya dan
kegiatan-kegiatan organisasi dinyatakan dalam satuan moneter.
5. Aspek-aspek perencanaan dari sistem
pengendalian manajemen cenderung mengikuti pola dan jadwal tertentu.
6. Sistem pengendalian manajemen adalah
sistem yang terpadu dan terkoordinasi di mana data yang terkumpul untuk
berbagai kegunaan dipadukan untuk saling dibandingkan setiap saat pada setiap
unit organisasi.
Perencanaan dan Pengendalian Strategik
Pengendalian manajemen menyangkut
implementasi strategi. Pengendalian strategik mengacu pada pemeliharaan kondisi
lingkungan dari strategi. Kedua jenis pengendalian ini banyak memanfaatkan
informasi umpan balik, tetapi informasi umpan balik pada pengendalian strategik
digunakan untuk mengevaluasi latar belakang dari strategi-strategi sedang
berjalan serta asumsi-asumsi lingkungan yang menjadi dasar perumusan-ulang
strategi. Pengendalian manajemen lebih banyak menekankan pada pengendalian
variabel-variabel intern, sedangkan pengendalian strategik seringkali mengurusi
perubahan-perubahan pada variabel-variabel ekstern terhadap mana organisasi
harus menyesuaikan diri. Sejauh variabel-variabel ektern dapat dikendalikan
oleh organisasi, perbedaan antara metode pengendalian strategi dan metode
pengendalian manajemen cenderung memudar. Namun, kedua jenis pengendalian ini
harus dipandang sebagai dua fungsi yang terpisah agar kemampuan-kemampuan
manjerial yang berbeda dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya.
Perencanaan strategik adalah proses
untuk merumuskan kegiatan-kegiatan jangka panjang yang mencakup baik penetapan
tujuan maupun kebijakan pengarah dan strategi untuk mencapai
tujuan tersebut.
Sekali keputusan dan rumusan
perencanaan strategik ditetapkan, pengendalian manajemen bertugas memastikan
agar kebijakan dan strategi ini dilaksanakan. Bila organisasi bekerja sesuai
dengan arahan kebijakan dan strategi tersebut, organisasi dikatakan
“terkendali” Bila tidak, dikatakan “lepas kendali”.
Perbedaan antara pengendalian manajemen
dengan perencanaan dan pengendalian strategik. Perencanaan strategik mendahului proses pengendalian
manajemen. Proses pengendalian manajemen menganggap bahwa strategi telah
ditetapkan (tertentu) dan mengembangkan suatu sitem untuk mengimplementasikannya.
Pengendalian strategik biasanya mendahului tetapi mungkin juga mengikuti proses
pengendalian manajemen jika tujuan organisasi tidak tercapai, meskipun strategi
telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Proses perencanan strategik pada
dasrnya bersifat tidak reguler, sedangkan pengendalian manjemen merupakan
proses yang cukup sistematik dan kontinu.
Kebanyakan informasi untuk
pengendalian manajemen dikembangkan secara internal dalam bentuk
tindakan-tindakan ekonomis dan psikologis yang dapat digunakan untuk
menyemangati, menuntun, dan mengoreksi tindakan-tindakan para manajer.
Proses pengendalian manajemen dan
proses perencanaan strategik cenderung bertumpang-tindih sewaktu-waktu, tetapi
macam alat analisis yang digunakan, macam pemikiran yang diperlukan, dan sumber
informasi yang digunakan berbeda dan perlu secara jelas dibedakan.
Pengendalian Tugas
Pengendalian tugas diartikan sebagai
pengendalian secara rinci prosedur-prosedur pekerjaan individual. Sistem ini
terdiri dari tiga bagian yang saling berkaitan.
- Identifikasi
titik-titik kegiatan di bidang-bidang seperti penjadwalan, tingkat
sediaan, dan tugas-tugas lain di mana penyimpangan dari rencana mungkin
terjadi. Ini akan bergantung pada tingkat risiko penyimpangan dan biaya
untuk melaksanakan pengendalian tugas.
- Pemilihan
teknik dan metode pengendalian yang sesuai untuk setiap bidang, titik,
atau kegiatan yang teridentifikasi untuk mencegah atau memperbaiki
penyimpangan dari rencana. Teknik dari metode yang berbeda digunakan untuk
situasi yang berbeda.
- Peninjuan
yang terus menerus untuk memastikan bahwa sistem cukup memdai untuk
pengendalian dan bahwa para karyawan tidak mengabaikan sistem pengendalian
ini.
Setiap kegiatan dalam proses melaksanakan suatu tugas
merupakan titik pengendalian yang mugkin untuk mengevaluasi unjuk kerja
pelaksanaan tugas tersebut.
Perbedaan antara pengendalian manajemen dan
pengendalian tugas
Pengendalian manajemen dan
pengendalian tugas mempunyai beberapa kesamaan. Keduanya membutuhkan lingkungan
pengendalian internal yang mendukung kerjasama, efisiensi, kompetensi,
kejujuran, dan kepercayaan terhadap organisasi. Kekakuan yang dibutuhkan
keduanya bervariasi bergantung pada ketidak-pastian internal dan kemungkinan
penyimpangan dari tujuan organisasi. Keduanya membutuhkan penggunaan alat dan
teknik pengendalian yang berbeda sesuai dengan lingkungan dan ketidak-pastian
yang dihadapi organisasi.
Perbedaan dari keduanya yaitu;
pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan keseluruhan organisasi
sedangkan tiap-tiap prosedur pengendalian tugas dirancang khusus untuk
kebutuhan suatu unit dalam organisasi. Pengendalian manajemen bertolak dari
strategi, sedangkan pengendalian tugas bertolak dari seperangkat prosedur dan
aturan.
Teknik-teknik yang digunakan dalam
pengendalian manajemen untuk mengevaluasi jarang sekali yang sifatnya presisi,
sehingga sukar pula memastikan bahwa kegiatan-kegiatan telah berjalan sesuai
dengan yang diinginkan.
Pengendalian manajemen, yang
berorientasi kepada manusia, lebih diarahkan untuk membantu para manajer
melaksanakan strategi-strategi organisasi daripada untuk mengoreksi unjuk kerja
agar sesuai dengan standar unjuk kerja tertentu.
Pengendalian manajemen terutama
mengendaliakan manusia, pengendalian tugas terutama mengendalikan benda. Dalam
pengendalian manajemen, pertimbangan psikologis dominan. Sistem pengendalian
manajemen tidak secara langsung atau dengan sendirinya beraksi tanpa intervensi
manusia.
Sistem pengendalian manajemen formal
biasanya disusun sesuai dengan strukturu keuangan dan menggunakan
ukuran-ukuran keuangan untuk pengendalian,
sedangkan pengendalian tugas seringkali tidak menggunakan satuan uang.
Banyak dari informasi dalam suatu
sistem pengendalian manajemen terdiri atas ikhtisar atau
kumpulan beberapa transaksi;
biaya produksi untuk sebulan,
status sekelompok barang sediaan, dan biaya pemeliharaan total.
Keberhasilan proses pengendalian
manajemen bergantung pada kualifikasi para manajer; namun demikian, pemilihan,
penempatan, dan promosi personil, yang biasanya berada di luar sistem
pengendalian manajemen formal, digunakan untuk memastikan bahwa hanya
manajer-manajer yang memiliki kemampuan pertimbangan yang baik, pengetahuan
yang memadai, dan kemampuan untuk mempengaruhi orang lainlah yang mendapat tanggung
jawab untuk menuntun dan mengarahkan organisasi menuju sasarannya.
Perbedaan antara pengendalian manajemen dan
pengendalian akuntasi intern
Gagasan mengenai pegendalian
akuntansi intern untuk laporan-laporan akuntansi publik telah digunakan selama
bertahun-tahun dalam organisasi-organisasi usaha. Cakupan kegiatannya dan
jumlah orang yang dilihat telah semakin besar di tahun-tahun terakhir karena
pengendalian ini telah pula digunakan oleh beberapa organisasi sebagai
pengganti pengendalian manajemen. Sekarang, auditor intern telah merupakan
bagian dari proses pengendalian yang digunakan oleh organisasi-organisasi
besar. Secara tradisional, sistem pengendalian akuntansi menekankan pada
tindakan-tindakan untuk mencegah kesalahan dan ketidak beresan.
Pengendalian manajemen diarahkan ke
segi yang lebih positif. Pengendalian ini bertujuan mendorong, membantu, dan
memotivasi manajer dan karyawan untuk melaksanakan strategi organisasi dan
untuk mematuhi kebijakan organisasi dalam pelaksanaan tersebut. Pengendalian
manajemen, tidak terlalu menekankan pada pencarian dan perbaikan kesalahan dan
ketidak-beresan.
Auditor intern membantu usaha-usaha
untuk mengembangkan dan memadukan pengendalian akuntansi dengan perencanaan
manajemen sampai pengendlian akuntansi dan auditing terintegrasi sebagai bagian
dari proses pengendalian manajemen. Untuk melakukan ini mungkin diperlukan
auditor ektern guna mengaudit bukan hanya kesesuaian dengan standar akuntansi,
melainkan juga efisiensi dan efektivitas perencanaan, pengkoordinasian, dan
unjuk kerja organisasi. Usaha lainnya juga telah dilakukan untuk menyesuaikan
pengendalian akuntansi intern dengan pengendalian tugas.
- Tinjauan
Sistem Pengendalian Manajemen
Struktur
Struktur pengendalian manajemen
dipusatkan pada berbagai macam pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab
adalah suatu unit organisasi yang dikepalai oleh seorang manajer yang
bertanggung jawab. Pusat-pusat ini dikelompokan berdasarkan sejauh mana masukan
dan keluaran yang menjadi tanggung jawab manajer pusat diukur dalam satuan
moneter.
Proses
Mayoritas proses pengendalian
manajemen melibatkan komunikasi dan interaksi informal di kalangan manajer dan karyawan.
Komunikasi informal terjadi melalui memo, rapat, percakapan, bahkan melalui
isyarat-isyarat seperti ekspresi wajah. Walaupun kegiatan informal ini sangat
penting dalam pengendalian manajemen, sulit untuk diuraikan secara sistematis.
Disamping pengendalian informal, kebanyakan perusahaan mempunyai sistem
pengendalian formal, yang meliputi tahap-tahap pemograman, penganggaran,
operasi dan pengukuran, serta pelaporan dan analisis, yang saling berkaitan.
Pemograman.
Pemograman adalah proses memilih program
spesifik untuk kegiatan-kegiatan organisasi. Program-program ini yang merupakan
hasil dari proses pemograman memperlihatkan, mana, kapan, dan berapa banyak
sumber daya akan digunakan untuk tiap-tiap program. Program menunjukkan
kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan organisasi dalam rangka pelaksanaan
strateginya. Pada perusahaan yang berorientasi kepada laba, setiap produk atau
lini produk adalah program. Kegiatan riset dan pengembangan mungkin juga
merupakan program. Inti dari suatu program adalah seperangkat tindakan
yang menuju kepada produksi atau distribusi
keluaran berupa barang atau jasa dengan menggunakan sumber daya
dari satu atau lebih unit organisasi.
Penganggaran
Anggaran operasi suatu organisasi
merupakan rencana tindakannya, biasanya dinyatakan dalam satuan uang, untuk
periode tertentu, biasanya satu tahun. Dalam proses penganggaran, anggaran
umumnya, disusun dengan menggabungkan anggaran-anggaran divisi dan departemen,
yang merupakan tanggung jawab manajer divisi atau departemen. Sebagai bagian
dari proses ini, masing-masing program diterjemahkan ke dalam
kegiatan-kegiatanyang berkaitan dengan tanggung jawab manajer dari setiap pusat
tanggung jawab untuk periode tersebut. Tiap-tiap manajer bertugas melaksanakan
suatu program atau sebagian program. Walaupun alat pelaksanaan strategi pada
mulanya dikembangkan sebagai program-program, dalam proses penganggaran
program-program ini diterjemahkan ke dalam bentuk tugas-tugas pusat tanggung
jawab. Proses penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan ajang negosiasi
antara manajer pusat tanggung jawab dengan atasannya untuk menetukan apa yang
akan dilakukan manajer dan dengan cara bagaimana. Hasil akhir dari negosiasi
ini adalah pernyataan yang telah disahkan mengenai pendapatan dan pengeluaran
yang diharapkan selama tahun anggaran untuk setiap pusat tanggung jawab dan
untuk organisasi secara keseluruhan.
Operasi dan pengukuran
Selama periode operasi aktual,
dilakukan pencatatan tentang sumber daya yang secara aktual digunakan,
dinyatakan dalam bentuk biaya, serta mengenai pendapatan yang secara aktual
diperoleh. Catatan ini sudah sangat terstruktur sehingga data biaya dan
pendapatan terkelompok baik menurut program maupun menurut pusat tanggung
jawab. Data yang dikelompokkan menurut program digunakan sebagai dasar untuk
pemograman yang akan datang, sedangkan data yang dikelompokkan menurut pusat
tanggung jawab digunakan untuk mengukur unjuk kerja atau prestasi manajer pusat
tanggung jawab. Untuk kepentingan yang terakhir ini, data tentang hasil aktual
dilaporkan dengan cara sedemikian hingga dapat dibandingkan langsung dengan
cara seperti yang tertuang dalam anggaran.
Pelaporan dan analisis
Sistem pengendalian manajemen
berfungsi sebagai alat komunikasi. Informasi yang dikomunikasikan terdiri atas
data akuntansi dan non-akuntansi, dihasilkan baik dari dalam maupun dari luar
organisasi. Informasi ini membuat manajer mengetahui apa yang sedang terjadi
guna memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh berbagai pusat tanggung
jawab yang terpisah-pisah terkoordinasi dengan baik.